注册主任办公室

家庭教育权利和隐私法案

FERPA信息

1974年修订的《YSB体育》(FERPA)详细规定了由教育机构持有和维护的学生记录的查阅. 该法律还要求通知家长或合格的学生所持有的记录类型和负责这些记录的官员.

这些记录通常被称为“Education Records”,包括与学生直接相关(即个人身份可识别)的记录,由大学或代表大学的一方保存,包括学生入学记录等项目,但只在学生进入泽维尔大学后保存, 注册文件, 考试, 论文, 建议指出, 助学金材料(不包括家长提交的财务信息), 住房的文件, 纪律记录和运动记录. 它包括部门, 学院及大学档案, 电子记录, 电子邮件, 纪律文件, 以及由大学(包括所有教职员工)持有和保存的任何和所有其他此类记录.

学生有权查阅、查阅和质疑自己的学习记录. 然而, 如果学生被认为是受抚养的(根据1954年的国内收入法), 学生和家长都有访问权. 只有在收到合理的抚养证明后,才能向父母公布学生的Education Records.

根据第99条.FERPA条例第13条, 学生有权查阅所有Education Records,但《YSB体育》修正案中明确排除的除外. 以下材料是学生特别不允许访问的一些记录:(1)教师和管理人员的个人笔记, provided these notes are not available to a third party other than a teacher's substitute; (2) Law Enforcement Records, 包括那些校园警察, provided they are held or maintained for a law enforcement purpose; (3) Medical and Psychiatric Records - not available to anyone except those providing the treatment. 然而, 记录可以由医生或学生选择的其他适当的专业人员审查.

除上述例外信息外, 学生不得查看家长提交的财务信息, 也不得查阅1月1日前存入档案的机密推荐信, 1975.

学生有权根据要求查看其他所有与学生直接相关的Education Records和文件,并提供适当的身份证明. 这包括所有的录取记录, 注册文件, 资助材料(不包括上述父母提交的财务信息), 住房的文件, 纪律记录和运动记录.

有“教育需要”的大学员工和其他得到学生明确同意的人也有权查看学生的记录.

根据第99条.以下信息是为泽维尔大学的所有学生发布的.

Education Records

Education Records包括由院校或代理院校的一方保存的与学生直接相关的记录,如录取记录, 注册文件, 考试, 论文, 建议指出, 助学金材料(不包括家长提交的财务信息), 住房的文件, 纪律记录和运动记录.

由个人保存的个人笔记作为记忆辅助,不提供给任何其他教员或工作人员的个人笔记不受FERPA规定的限制. 注意这一点很重要, 这种“单独持有的票据”可以通过法庭传票来发现.

由学院或部门保存的笔记和信息供一个以上的个人使用被认为是Education Records, 因此,学生有权查阅这些记录.

目录信息

家庭教育权利和隐私法案(FERPA)允许公开发布所谓的“目录信息”.“就泽维尔大学而言,这些信息包括以下内容:

  • 学生的名字
  • 所有地址(包括电子邮件)和电话列表
  • 出生日期和地点
  • 任何照片,包括所有卡照片
  • 主要研究领域
  • 注册时数和全职或兼职身份
  • 班级情况(大一、大二、大三、大四、研究生)
  • 体育运动:参加官方认可的活动和体育运动
  • 运动员的体重和身高
  • 考勤日期
  • 获得的学位和获得的总时数
  • 特殊荣誉和奖励
  • 学生最近参加的教育机构或机构

要求不披露“目录信息”的书面请求必须提交给注册主任办公室, 会被学校授予荣誉直到学生要求将其移除, 学生是否已经注册. 一旦学生死亡,所有隐私保护将被移除.

其他学生Education Records信息, 包括学生的Banner ID和课程表, 不被认为是目录信息并受FERPA保护.

自2012年1月3日起,美国政府开始向美国提供援助.S. 教育部的FERPA条例进行了修订,扩大了学生的Education Records和个人身份信息(PII)包含在这些记录中的情况,包括学生的社会安全号码, 成绩, 或其他私人信息-可能被访问未经学生的同意. 首先,美国.S. 美国总审计长.S. 美国司法部长.S. 教育部长, 或州和地方教育当局(“联邦和州当局”)可允许访问学生的记录和PII,而无需学生同意由联邦或州当局指定的任何第三方评估联邦或州支持的教育项目. 评估可能与“主要从事教育提供”的任何项目有关,“比如幼儿教育和职业培训, 以及任何由教育机构或机构管理的项目. 第二个, 联邦和州当局可以允许访问学生的Education Records和PII,而无需学生同意研究人员进行某些类型的研究, 在某些情况下,即使大学反对或不要求这样的研究. 联邦和州当局必须从他们授权接收学生PII的实体获得一定的使用限制和数据安全承诺, 但当局不必对这些实体保持直接控制. 除了, 与全州纵向数据系统相联系, 国家机关可以收集, 编译, 永久保留, 并在未经学生同意的情况下分享学生的Education Records, 他们可以通过将该PII与他们从其他联邦或州数据源获得的有关该学生的其他个人信息联系起来,跟踪该学生参与教育和其他项目的情况, 包括员工发展, 失业保险, 儿童福利, 少年司法, 服兵役, 以及移民学生档案系统.

合法的教育感兴趣

根据FERPA, 大学雇员和其他学校官员可以在他们有合法教育利益的情况下访问学生的Education Records. 某人在学生Education Records中是否有合法的教育利益将取决于事实和情况. 以下例子可以帮助你了解你对某一Education Records是否有合法的教育兴趣:

  • 你在Education Records中有合法的教育兴趣,如果它是你需要知道或访问的东西,以执行你的工作职责,以支持Xavier的教育使命.
  • 你在Education Records中有合法的教育利益,如果它是你需要知道或获取的东西,以履行你对委员会的职责,你服务于Xavier的教育使命的就业的好处.
  • 如果你只是出于好奇而查看Education Records,那么你就没有合法的教育兴趣.
  • 仅仅因为您有能力通过Banner系统或任何其他方式访问Education Records,您在Education Records中没有合法的教育利益.

FERPA and Health or Safety

泽维尔学院, 我们鼓励教职员工和学生报告对那些可能在学习上有困难的学生的关注, 情绪或行为上的困难. 为满足学生需求而向适当的大学官员报告的问题并不违反FERPA. 确保报告由适当的大学资源收到, Xavier社区成员应该使用位于http://www的大学在线报告表格.泽维尔.edu/studentconcern. 请注意:在紧急情况下或对自己或他人有伤害威胁时, 请致电泽维尔大学警察局513-745-1000.

学生记录的政策

隐私权

Education Records审查与质疑程序

有限的例外, FERPA赋予学生“检查和审查”其Education Records的权利. 学校必须在学生要求后不迟于45天内提供记录. 大学可以给学生一份记录的副本,或只允许学生查看所要求的记录. “检查和审查”权的一个常见的例外是获得父母的财务记录. 学生的Education Records中是否有其他学生的信息, 在提出请求的学生查看记录之前,必须删除或编辑其他学生的这些信息. 由于不准确或偏见的原因,对任何特定Education Records内容提出质疑的程序可以是非正式的,也可以包括正式的听证会.

下面列出的每一个办事处都有非正式地对不准确的数据提出质疑的审查程序和方法,这些程序和方法针对所保存记录的类型和保存记录的特定目的. 具体程序可与有关部门的官员联系确定. 个别学术部门也可能有Education Records,可以直接联系以审查和查询这些记录.

学生要求正式听证会必须以书面形式向大学注册处处长提出, 谁将在收到这些请求后的合理时间内将请求转发给适当的大学官员, 并将日期通知学生, 聆讯的地点及时间. 家长和/或学生有权提出证据证明被质疑的材料是不准确的, 误导, 或者以任何不适合特定文件的方式. 应要求更正材料或删除材料. 听证会的决定将是最终决定, 并且将完全基于听证会上的证据. 主持听证会的大学官员将总结证据, 国家的决定, 并说明这个决定的原因. 此书面报告将送交有关各方,并将一份副本与有争议的记录一起保存.

复制文件的成本

学生有权要求并接收所有可获取材料的副本,但有一定的例外, e.g. 财务“持有”的官方学术记录的副本. 复制费用由请求方承担, 且不得超过给学校的费用. 目前的影印费用必须按页、按副本支付. 目前的成绩单费用必须支付一份完整的学习记录副本.

记录保留

详细的Education Records, 正如上面定义的, 是否根据记录的类型和目的而保留不同的时间. 以下是一些标准的大学Education Records及其保留时间表.

  1. 注册办公室永久保存所有本科生和研究生的成绩单. 注册主任办公室保存毕业前5年从泽维尔大学退学的学生的一般学术档案,并永久保存在泽维尔大学获得的所有学术记录的成绩单.
  2. 校友关系部保存所有毕业生的通讯录信息.
  3. 在联邦审计完成之前,财政援助会保留完整的文件.
  4. 研究生院将学生的申请文件保存到毕业.
  5. 《YSB体育》保存了从居住起五年的记录.
  6. 学生办公室主任的记录保存七年,除非学生被停学或被泽维尔开除,在这种情况下,学生的行为记录可以无限期保存.
  7. 财务处保留每季度学生费用支付的财务摘要和与珀金斯贷款相关的个人学生档案,以满足法定要求.
  8. 学生教学办公室永久保存与专业学习相关的信息文件:评估, 符号, 等.
  9. 健康服务中心保留所需的免疫记录,并在学生终止注册后5年内保留所有其他医疗记录.
  10. 泽维尔大学根据联邦科勒里法案管理的警察记录根据法律保存7年.